Handleiding Google agenda

Google agenda bevalt ons goed:
- het is niet moeilijk om de auto in te plannen: je geeft makkelijk een datum of periode op.
- je kan instellen dat je direct een mail krijgt als iemand de auto heeft gereserveerd
- het is ook makkelijk om online te bekijken of de auto gereserveerd is.

Hieronder enige aanwijzingen om het systeem werkend te krijgen:
(Klik op het plaatje voor een vergroting)

  De eigenaar en de delers van de auto loggen in met hun google account en maken elk een agenda aan:
https://www.google.com/calendar/b/0/render?hl=nl&gsessionid=OK
 
Pas eventueel nog bij Instellingen voor Agenda  (bovenaan) de taal en de tijd aan


  •  Geef de agenda een praktische naam, zoals X-autodelen of Y-autodelen.

  • Controleer land en tijdzone.

  • Bij Delen met bepaalde personen voer je de email adressen van de autodelers in. Aan de rechterkant staat de standaard instelling: alle details voor de afspraak weergeven. Dit is de juiste instelling. Klik daarna op persoon toevoegen.

  • Je eigen emailadres staat er al op de regel eronder. 
    (NB; je kan dit ook achteraf nog wijzigen. Selecteer je agenda en klik dan met rechts op het pijltje. Kies voor Deze agenda delen.)
 Hallo emailadres,

We sturen je dit bericht om je ervan op de hoogte te stellen dat emailadres autodeler je toegang heeft gegeven tot afspraken weer te geven in de Google-agenda met de naam "autodelen".

We hebben deze agenda automatisch aan je Google Agenda-account toegevoegd. Je kunt je agenda op elk gewenst moment verbergen of geheel wissen.

- Het Google Agenda-team

Je agenda weergeven .

 De toegevoegde personen krijgen via de mail bericht:

 Nu kan de een kijken in de agenda van de ander.


 

 Als de toegevoegde persoon zijn google agenda  opent, ziet hij onder Andere agenda's de agenda van de ander staan.

 
 
NB: als iemand meerdere agenda's heeft, komt het verzoek om de agenda te delen wel eens op een verkeerde agenda binnen.

In dat geval moet je de autodeelagenda alsvolgt laten toevoegen door de nieuwe deler.
Zoek het iCal adres op van je eigen agenda. Je vindt dit bij agenda-instellingen en dan onderaan: adres voor agenda: iCal. Kopieer dat webadres en plaats het in de agenda van de nieuwe deler.

Of stuur het op naar de nieuwe deler, zodat hij het kan importeren.

Klik nu op het driehoekje naast Andere agenda's en selecteer Toevoegen via URL. Klik daarna op Agenda toevoegen



Vervolgens komt bovenstaand scherm en klik je op aanvraag verzenden.


 

 Klik met rechts op deze agenda en selecteer Meldingen.

 l

 Ik zou bij alle vakjes een vinkje zetten: je krijgt dan een melding als deze persoon:
- een nieuwe uitnodiging maakt, (= de auto reserveert)  
- een uitnodiging annuleert,
- een uitnodiging wijzigt.
Je kan ervoor kiezen om de meldingen per mail of per sms te krijgen.
Maar als je hier geen zin in hebt, kan je ook gewoon tevoren even de agenda inkijken en zien of de auto vrij is.
 
Je kan ook op Agenda-instellingen klikken en de naam van de agenda aanpassen. Ook de kleur kan je kiezen.

 

 

 Hier links zie je hoe je agenda er uit kan komen te zien: iedere deler heeft zijn eigen kleur.

Je ziet vanzelf of de auto nog vrij is.

Direct na het inplannen ontvang je (mits je dat heb ingesteld bij Meldingen) bericht:

In de header staat zoiets:
Nieuwe afspraak: naar Dar op vr 26. nov 14:00 - 17:00 (Karla autodelen)

en in de mail:


  
 
 

 NB: let erop dat je bij Andere agenda's klikt op de autodeler, zodat je de kleur te zien krijgt.
(bovenste plaatje links)


Nog een keer klikken laat de kleur verdwijnen en dan zie je de autodeler ook niet terug in het overzicht (onderste plaatje links)